L'Organisation de votre voyage

Programme

Nous vous proposons des programmes et des destinations, choisis pour leur intérêt pédagogique et qui s'inscrivent dans le cadre des EPI des collèges. Mais ils ne sont pas imposés. Si vous souhaitez modifier ces circuits afin de les adapter à vos objectifs ou si vous envisagez d'autres destinations non proposées, n'hésitez pas à nous interroger. Notre structure nous permet de réaliser des circuits personnalisés dans les meilleures conditions, aux dates de votre choix. Un devis gratuit vous sera adressé sans engagement de votre part.

Lorsque vous aurez choisi votre destination, une liste de visites avec tarifs vous sera communiquée. Vous pourrez ainsi sélectionner celles qui vous intéressent et à partir de ce choix, nous composerons ensemble votre programme de voyage personnalisé.

Visites

• Les tarifs

Les droits d'entrée des visites, de même que les guidages, ne sont pas compris dans nos tarifs.

Sous chaque programme, vous trouverez le budget approximatif à prévoir pour les visites mentionnées. Vous pouvez ajouter ou supprimer des visites : tous les tarifs vous seront indiqués avant votre envoi du contrat de réservation.

• La réservation

Qu'elles soient culturelles ou techniques, nous nous chargeons de toutes les réservations de visites (lorsqu’elles peuvent être réservées) sans supplément. Ne tardez pas à nous confirmer votre choix : des réservations effectuées très tôt augmenteront les chances d'obtenir les dates et créneaux horaires souhaités, pour votre plus grande satisfaction.

Attention ! la réservation des visites n’est effectuée qu’à réception du contrat accompagné d’un premier acompte.

• Le règlement

1. Lorsque les visites le permettent, nous payons d'avance les frais d'entrée et guidages choisis que vous nous aurez préalablement réglés. Le coût de ce service est compris dans nos prestations. Nous vous remettons des bons d'échange au moment du départ.
2. Vous partez avec une carte prépayée : nous vous facturons l'intégralité du budget visites et nous mettons à votre disposition une carte bancaire prépayée qui vous permettra de régler les visites sur place :

   - soit en espèces en retirant l'argent dans un distributeur automatique de billets

   - soit en payant avec la carte bancaire prépayée

3. Si vous n'optez pas pour l'une des formules ci-dessus, vous devrez vous faire nommer "régisseur" par votre agent comptable ou gestionnaire afin que celui-ci puisse vous remettre les fonds nécessaires des visites que vous réglerez sur place.

• Caution

Pour certaines visites ou activités, une caution pourra être demandée au groupe et sera restituée à la fin si aucun dégât n'est constaté.

Quelle que soit la solution choisie, la réservation est toujours effectuée gratuitement par nos soins.

Documentation

À réception de votre contrat de voyage et d'un premier acompte, vous pourrez télécharger dans votre “espace enseignant” sur notre site internet www.vefe-voyages.com. les documents qui vous permettront de préparer le voyage avec vos élèves.

Formalités

Pour tous les voyages à l'étranger, une carte nationale d'identité ou un passeport en cours de validité est indispensable, ainsi qu'une autorisation de sortie de territoire pur les mineurs. Les élèves non ressortissants de l’Union européenne doivent consulter leur consulat.

Pour certains pays, un passeport individuel et parfois un visa sont exigés : vous trouverez les informations de chaque pays sur notre page destination.

Pour vous informer sur les risques sanitaires et sociaux liés à votre destination, nous vous invitons à consulter régulièrement le site du ministère des Affaires étrangères : www.diplomatie.gouv.fr rubrique “Conseils aux voyageurs”.

Personnes à mobilité réduite

De façon générale, nos voyages peuvent s'adapter aux personnes à mobilité réduite mais les besoins particuliers (par exemple autocar équipé PMR) doivent nous être exprimés dès la demande de devis et avant la conclusion du contrat.

Allergies

Toute allergie grave ou problème médical, doit être signalé à la réservation et au plus tard 60 jours avant le départ. Chaque cas sera étudié avant une inscription définitive, afin d’éviter tout incident sur place. Une allergie signalée trop tardivement peut donner lieu à une annulation du voyage de l’élève concerné, sans possibilité de remboursement si des sommes sont engagées.

Dossier de voyage

Environ 8 jours avant le départ, vous recevrez de façon dématérialisée via notre application dédiée pour téléphones portables et tablettes, toutes les informations relatives à votre dossier de voyage avec les plans d'accès, les bons d'échange à présenter aux hébergements et aux restaurants, ainsi que toutes les confirmations à présenter aux visites.

Pour les voyages en car, un double de votre dossier est systématiquement remis à la compagnie d'autocars choisie.

Bilan de séjour

Ce questionnaire d’évaluation a pour but d’améliorer nos prestations : il nous permet de réagir dans le cas d’insuffisances de nos prestataires et faire en sorte que des anomalies éventuelles ne se reproduisent pas.

LE TRANSPORT

• En Autocar

Le transport est assuré en car de tourisme avec sièges inclinables, équipé d'un micro, d'une vidéo, et parfois de toilettes.

Nous exigeons de nos transporteurs, des autocars de moins de 10 ans, répondant à la norme Euro 6.

La liste nominative des passagers est obligatoire à bord de l’autocar. Elle doit comporter les nom et prénom de chaque passager ainsi que les coordonnées téléphoniques d’une personne à contacter en cas d’urgence.

Il n’est pas inutile de rappeler quelques règles en matière de transport de voyageurs.

Temps de conduite avec un seul conducteur

Un conducteur seul ne peut conduire plus de 4 h 30 sans interruption le jour et 4 h la nuit (de 21 h à 6 h). Il doit bénéficier d’une pause au moins égale à 45 minutes à l’issue de ce temps de conduite. Cette pause peut être fractionnée en 2 arrêts de 15 et 30 minutes minimum. La durée de conduite journalière est limitée à 9 h. Il est néanmoins possible de la prolonger jusqu’à 10 h, et ce, deux fois par semaine.

Amplitude avec un seul conducteur

Il s’agit de la durée séparant le début et la fin de service d’un conducteur, lors d’une journée de travail, incluant les temps de repos. Elle est autorisée jusque 14 h.

Temps de conduite en double équipage

C’est-à-dire avec deux conducteurs présents dans le car en permanence. L’amplitude maximale d’une journée de travail est de 18 h. Au-delà de cette amplitude, le transporteur doit prévoir un temps de repos de 9 h ou la mise à disposition d’un troisième conducteur.

Temps de repos

Le temps de repos journalier est de 11 h consécutives. Il peut être réduit à 9 h dans la limite de 3 fois entre deux repos hebdomadaires.

Les voyages en France sont soumis à la réglementation en vigueur depuis le 11 avril 2007 : la durée hebdomadaire de travail ne peut excéder 6 jours de conduite consécutifs. Un seul conducteur prévu sur un voyage de plus de 6 jours, devra donc observer 24 h de repos en cours de séjour.

Une solution de remplacement sera proposée au groupe (transporteur local ou transports en commun). Deux conducteurs prévus sur un voyage de plus de 6 jours, alterneront les temps de conduite de façon à observer chacun 24 h de repos en cours de séjour.

Les voyages dans les pays de l’Union européenne, d’une durée inférieure à 12 jours, ne sont plus concernés par cette mesure depuis juin 2010.

• En train                                      

VEFE Voyages Educatifs est agrée SNCF. Nous pouvons donc effectuer vos réservations de train et émettre les billets pour des voyages en France et vers de multiples destinations en Europe.

• En avion

VEFE Voyages Educatifs est agréé IATA (International Air Transport Association). Nous pouvons donc effectuer vos réservations et émissions de billets d’avion.

Afin d’offrir les meilleures prestations et un choix à nos groupes scolaires, nous travaillons avec des compagnies régulières (Air France, Air Canada, Air Transat…) ainsi qu’avec certaines compagnies low-cost (Transavia, Vueling, Easyjet…) au départ de Paris et de la Province.

L'HEBERGEMENT

• En famille

Suivant les pays, les élèves sont généralement hébergés par deux ou trois, mais il est possible qu’ils soient hébergés par quatre durant les périodes les plus chargées (avant et après les vacances de printemps). Il vaut donc mieux éviter ces périodes si un hébergement par quatre ne vous convient pas. 

Les familles sont sélectionnées par chaque chef de centre qui les connaît bien.

Il peut arriver qu'un changement de famille survienne avant le départ, pour des raisons de maladie ou d'imprévu, dans ce cas nous vous informons dès connaissance des familles de remplacement.

Sur place, notre correspondant est présent au lieu de rendez-vous, le premier et le dernier jour. Il est disponible en cas de besoin et vous ne devez pas hésiter à le contacter.

Tout incident ou anomalie relative aux familles, doit nous être immédiatement signalé*, ou signalé sur place au responsable local de façon à ce qu’il puisse pallier les éventuels problèmes. (Ne pas attendre la fin du séjour ou votre retour en France).

*Nous assurons une permanence téléphonique 24 h/24 h durant votre voyage.

Trajets :

Les familles sont généralement localisées dans un rayon géographique qui permet un ramassage des élèves avec le car ou un déplacement des élèves à pied depuis le point de rendez-vous jusqu’au domicile des familles (10 à 15 min à pied environ).

Les élèves effectuent le trajet avec les familles d’accueil le premier et le dernier jour, seuls les autres jours.

En Grande-Bretagne, Allemagne et Italie, les élèves de moins de 12 ans sont placés dans des familles qui les accompagnent tous les jours (dans des localités bien précises) : n’hésitez pas à nous interroger.

Cet accompagnement peut être réalisé pour des élèves de plus de 12 ans dans certaines localités, moyennant un supplément.

Dans certains centres, les élèves doivent utiliser les transports en commun. Avant votre réservation, nous pouvons toujours vous informer précisément sur ce point et si vous le souhaitez, vous proposer un centre qui exclut totalement l'utilisation de transports en commun.

• En auberge - Centre de jeunes

Les auberges et les centres de jeunes sont choisis en fonction de leur confort (ils sont répertoriés par catégories variables suivant les pays) et de leur situation par rapport à votre circuit. Si un hébergement est complet aux dates de votre voyage, il se peut que nous changions l'ordre des visites pour permettre un hébergement dans une autre lieu répondant à nos critères de sélection. Les draps sont toujours fournis sur place et compris dans nos devis.

• En Hôtel

L'hébergement en hôtel est surtout proposé pour les séjours en Italie et dans les pays méditerranéens. Les hôtels sont situés, soit dans les villes, soit à la périphérie, suivant votre choix qui dépendra de votre budget.

/!\ la circulaire du 13 juin 2023 parue au BO n°26 du 29/06/2023, relative à l’organisation des sorties et voyages scolaires dans les écoles, les collèges et les lycées prévoit que lors d’un voyage scolaire, la présence dans l’équipe d’encadrement d’une personne formée aux premiers secours est obligatoire sur le lieu d’hébergement (hors familles hôtesses), y compris la nuit.

Les repas

• La pension

Les petits déjeuners et les dîners sont pris à l’hébergement ou dans un restaurant proche de l’hébergement.

Les déjeuners sont généralement pris sous forme de paniers repas que vous emportez le matin.

Dans le but de réduire la consommation de plastique à usage unique, certains hébergements (nous vous préciserons lesquels dans votre devis personnalisé) exigent que chaque participant emporte sa propre gourde.

VEFE conseille donc à tous ses groupes de prévoir une gourde pour chaque participant, quel que soit la destination et/ou le type d'hébergement.

• les Repas en route

Dans la plupart de nos programmes, la pension complète commence par le dîner du premier jour sur place et se termine par le déjeuner pique-nique du dernier jour sur place. Dans nos devis, nous vous proposons des repas en option sur les trajets aller et retour.

SPECIFICITES

• Cautions

Certains hébergements demandent le versement d’une caution, à régler sur place par vos soins, restituée au groupe au moment du départ si aucun dégât n’a été constaté. Nous indiquons les hébergements concernés dans le contrat de réservation.

• Taxe de séjour

Certains hébergements doivent reverser une taxe de séjour à leur municipalité. Pour les séjours concernés, nous vous indiquons le montant et le mode de règlement dans le devis et le contrat de réservation.

Pour ces 2 spécificités, les règlements sont à faire directement sur place et en espèce.